Business Intelligence, nieuwe fase bij Carante Groep

Carante Groep neemt volgende stap in Business Intelligence

Wat is er leuker om een Business Intelligence blog te starten met een mooie referentie? Het afgelopen jaar heb ik van de uitdaging mogen genieten om een BI-strategie en BI-roadmap te mogen ontwikkelen samen met de afdeling Business Intelligence van de Carante Groep. Met een fijne club mensen heb ik hun ruim tien jaren oude omgeving en dienstverlening de volgende fase in mogen loodsen.

En ja, na het vaststellen van de BI-roadmap volgt de uitvoer en de implementatie. Daar ben ik uiteraard nog steeds mee bezig.

Een referentie staat altijd vol positieve geluiden. Leuk, maar daar leer je niets van. Het is vaak een bevestiging van wat je al wist. Leuk voor het moment, maar voor de langere termijn vind ik leerpunten ook relevant. Niet dat ik ze allemaal wil benoemen: laten we het vooral leuk houden.

Interne focus vs. extern georiënteerd. Business Intelligence.

Interne focus vs. extern georiënteerd.

Het belangrijkste leerpunt is volgens mij dat ik erg moest wennen dat de opdrachtgever vooral eerst met het eigen team de zaken wil organiseren alvorens naar buiten te treden (interne focus). In mijn visie stond voorop dat Business Intelligence iets is dat je samen met de business vorm geeft, dat je samen met de business doet (extern georiënteerd).

Zoals gezegd, ik moest daar aan wennen. Maar gaandeweg de rit kwam ik er ook achter dat je met een zuivere rolverdeling dit eigenlijk best op deze manier kan organiseren. Echter wel zolang je voor ogen houdt dat de afdeling Business Intelligence de autoriteit is op het gebied van Business Intelligence en dat de business dat is op het gebied van bedrijfsvoering. Het klinkt als een dooddoener, maar als je bij de strategie en roadmap vorming hier consequent rekening mee houdt en ook met de toekomstig te maken afspraken tussen de afdeling en de business, kan dit prima. Ik ga daar in een volgende blog uitvoeriger op in.

 

Hieronder volgt de volledige tekst zoals dat ook terug te vinden is op de website van de Passionned Groep

Sinds begin van 2013 is het BI-team van de Carante Groep in Sliedrecht aan de slag met de herinrichting van hun 12 jaar oude BI-omgeving. “Aan de ene kant gaat het om het ontwikkelen van een visie en een strategie, aan de andere kant willen we BI beter organiseren en meer handen en voeten te geven.” Ze doen dat samen met Marc Wijnberg, Associate Partner bij Passionned Group.

De groep
Carante Groep is een samenwerkingsverband van twaalf autonome, regionaal actieve stichtingen in de caresector. De samenwerkende organisaties bieden met 20.000 medewerkers zorg, begeleiding en ondersteuning op maat aan 25.000 cliënten. Carante Groep is actief in de zorg en dienstverlening aan mensen met een lichamelijke en/of verstandelijke beperking, de psychiatrie, ouderenzorg, welzijn en jeugdhulpverlening, met andere woorden carebreed.

“De samenwerking is vooral bedoeld om op het gebied van bedrijfsvoering en ondersteuning voordeel voor de individuele stichtingen op te leveren. We zijn altijd op zoek naar synergie, zeker op het gebied van ICT,” zegt Joris van Wijngaarden, directeur Financiën en Informatisering.

De Carante Groep voert geen gezamenlijke financiële administratie en er vindt ook geen consolidatie plaats: elke stichting heeft zijn eigen financiële afdeling die allemaal dezelfde – centraal beheerde – applicatie gebruiken. De bestuurders van de 12 stichtingen vormen het bestuurdersoverleg, het hoogste orgaan van de groep waar de besluiten worden genomen.

BI-Self service
Cees van der Linde is BI-manager bij de Carante Groep. “Ons team bestaat 12 jaar en beschikt nu over 9 mensen. Wij hebben de BI-omgeving gebouwd en doorontwikkeld met IBM Cognos; zo’n 1100 medewerkers maken gebruik van het systeem.” Alle rapporten, scorecards en dashboards werden centraal gebouwd. Maar Van der Linde stelde vast dat de vraag vanuit de gebruikers aan het veranderen was: men wilde meer zelf gaan doen. “Dan moet je voor een andere vorm van samenwerking kiezen. Samen met Passionned Group willen we een BICC-structuur inrichten waarin de verschillende BI-rollen goed op elkaar afgestemd zijn. We onderzoeken ook wat self service BI betekent voor de gebruikers op het gebied van proces, kennis en training.” Daarnaast ziet Van der Linde een toenemende vraag naar datamining en analytics, waardoor het palet aan BI-functionaliteit nog verder groeit. “Dat vergroot de werkdruk nog meer. We zullen BI anders moeten organiseren.”

Kwaliteit van de zorg in BI
De laatste 2 jaar is kwaliteit heel erg belangrijk geworden, reden voor Carante Groep om te werken aan een Elektronisch Cliënten Dossier. “Daarvoor moeten we als BI-team kwaliteitsinformatie en allerlei indicatoren opleveren,” aldus Van der Linde. “Enerzijds omdat de wet- en regelgeving dat verlangt, anderzijds omdat we als organisatie begrijpen dat we de processen moeten verbeteren om de cliënttevredenheid omhoog te kunnen brengen. Waar we ooit vanuit de financiële informatie begonnen zijn, zie je nu dat het hart van de informatie toch weer het primaire proces geworden is. Dat is een van de redenen dat we dit traject met Passionned Group opgestart hebben.”

Tool-evaluatie
Samen met Marc Wijnberg hebben Van der Linde en Van Wijngaarden een BI-visie en -strategie ontwikkeld, en zijn we een tool-evaluatie gestart. “Ondanks dat we al jaren IBM Cognos gebruiken gaan we niet redeneren vanuit de tool maar vanuit wat de stichtingen willen. Als we dat helder hebben leggen we daar de BI Tools survey van Passionned Group naast. De rest volgt vanzelf. Ook BI en de BI-tools hebben zich de afgelopen verder ontwikkeld.” Het feit dat Passionned Group niet gelieerd is aan een leverancier of product is daarbij een belangrijk aspect.

De focus ligt op self-service BI en op wat Passionned Group het BI-framework noemt. “Wij noemen dat de 80-20 variant, omdat we meer van herbruikbare componenten gebruik willen maken. Bijvoorbeeld in- en uitstroom van personeel, verzuimpercentage, dat zijn herbruikbare indicatoren,” aldus Van der Linde. “Voorlopig zijn we met Passionned Group samen aan de slag en hebben het gevoel dat we stap voor stap dichter bij ons doel komen.”